Proje Yönetimi – İletişim Yönetimi

Proje İletişim Yönetimi, proje bilgilerinin zamanında ve uygun şekilde üretilmesi, toplanması, dağıtılması, saklanması, erişilmesi ve nihai olarak tanzim edilmesi için gereken süreçleri içerir. Proje yöneticileri zamanlarının büyük bir bölümünü hem organizasyon içi hemde organizasyon dışı proje paydaşları ile iletişim kurmaya ayırırlar.

Etkin bir iletişim, farklı kültürel ve organizasyonel geçmişleri, farklı deneyim düzeylerini ve farklı bakış açılarını birleştirerek projeyle ilişkili çok farklı özelliklere sahip paydaşlar arasında bir köprü oluşturur.

Proje İletişim Yönetimi süreçleri şu şekildedir; (Her sürecin yanında bana göre uygun olduğunu düşündüğüm süreci ekledim.)

  1. Paydaşların Belirlenmesi (Initializing) : Bu süreç içersinde projeden pozitif veya negatif  etkilenecek bütün paydaşlar belirlenir. Bu paydaşlar proje üzerinde olabilece etkileri ve sorumlulukları bazında gruplanırlar.
  2. İletişimin Planlanması (Planning) : Bu süreç içersinde daha önceden belirlenmiş paydaşlar ile ne şekilde, ne zaman iletişimin gerçekleştirileceği planlanır.
  3. Bilgilerin Dağıtılması (Execution) : Bu süreç içersinde iletişim proje esnasında planlanmış şekilde yürütülür.
  4. Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi (Control) : Bu süreç içersinde gerçekleşen veya gerçekleşebilecek paydaş beklentilerinin yönetilir.
  5. Performansın Raporlanması (Reporting) : Bu süreç içersinde özellikle projenin performans raporlamasının nasıl ve hangi sıklıkla yapılacağı belirlenir ve gerçekleştirilir.

1. Paydaşların Belirlenmesi:

Paydaşların belirlenmesi projeden etkilenen tüm kişi ve organizasyonların belirlenmesi ve onların çıkarlarına, projeyle ilişkilerine ve projenin başarısı üzerindeki etkilerine ilişkin bilgilerin belgelenmesi sürecidir.

Paydaşlar; müşteriler, sponsorlar, projeyi yürüten organizasyon ya da kamuoyu gibi projeye aktif olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden ya da tamamlanmasından olumlu yada olumsuz etkilenen kişi ve kuruluşlardır.

Paydaşların erken bir aşamadan belirlenmesi ve onların çıkar düzeylerinin, beklentilerinin, önemlerinin ve etkilerinin analiz edilmesi, projenin başarısı açısından çok önemlidir. Daha sonra, paydaşların olumlu etkilerini en üst düzeye çıkarmak ve olumsuz etkilerini azaltmak amacıyla, her bir paydaşa yaklaşmaya ve onlerın katılımlarının düzeyini ve zamanlamasını belirlemeye yönelik bir strateji geliştirilebilir.

Paydaş Analizi, proje boyunca kimlerin çıkarlarının dikkate alınmasının gerektiğinin belirlenmesi amacıyla niteliksel ve niceliksel bilgilerin sistemli bir şekilde toplanması ve analiz edilme sürecidir.

Paydaş analizinin adımları şu şekildedir;

  1. Adım: Tüm potansiyel proje paydaşlarının ve bunların rollerinin, bölümleri, çıkarları, bilgi düzeyleri, beklentileri ve etki düzeyleri gibi ilgili bilgilerin belirlenmesi.
  2. Adım: Her bir paydaşın yaratabileceği potansiyel etkinin ya da desteğin belirlenmesi ve bunların bir yaklaşım startejisi tanımlanabilecel şekilde sınıflandırılması. Çok sayıda sınıflandırma metodu mevcuttur bunlardan bazıları;
    • Paydaşları proje sonuçlarına ilişkin yetki (güç) ve ilgi düzeylerine (çıkar) göre gruplandırılması. (güç/çıkar tablosu)
    • Paydaşların projedeki yetki (güç) ve aktif katılım (katılım) düzeylerine göre gruplandıran güç/katılım tablosu.
    • Paydaşları projeye aktif katılımlarına (katılım) ve projenin planlanmasında ya da yürütülmesinde ortaya çıkacak değişikliklere etkileme yeteneklerine (etki) göre gruplandıran
    • Paydaş sınıflarını güce (isteklerini kabul ettirme gücleri), aciliyet (hemen ilgilenme ihtiyacı) ve meşrutiyet (projeyle ilgilerinin kabul edilebilir olması) düzeylerine göre belirleyen önem modeli
  3. Adım: Ana paydaşların desteklerini arttırmaları ve potansiyel olumsuz etkilerin azaltılması yönünde nasıl etki altına alınabileceklerini planlamak için, onların farklı durumlara nasıl tepki ya da yanıt verme eğiliminde olduklarının değerlendirilmesi.

2. İletişimin Planlanması:

İletişimin planlanması süreci, paydaşların bilgi ve iletişim ihtiyaçlarına yanıt vermek için yürütülür; örneğin, kimin hangi bilgiye ne zaman ihtiyaç duyacağı, bu bilgilerin onlara nasıl ve kimin tarafından verileceği gibi konularda kararlar alınır. Proje bilgilerinin iletişimi tüm projeler için ortak bir ihtiyaç olmakla birlikte, bilgi ihtiyaçlarında ve bilgi dağıtımı metodlarında büyük farklılıklar görülür.

İlteişimin uygun olmayan bir şekilde planlanması; mesajın iletilmesinde gecikmeler oluşması, hassas bilgilerin yanlış yerler gönderilmesi ve iletişim kurulması gereken bazı paydaşlara yeterince bilgi iletilmemesi gibi sorunlara yol açar. Bir iletişim planı, proje yöneticisinin izlenen yaklaşımı belgelenmesini ve paydaşlara en etkin ve verimli şekilde iletilmesini mümkün kılar.

Etkin iletişim, bilginin doğru formatta, doğru zamanda ve doğru etkiyi yaratacak şekilde sunulması demektir. Verimli iletişim ise sadece gerekli bilgilerin sunulması anlamına gelir. Çoğu projede, iletişim planlaması çok erken bir aşamada, örneğin proje yönetimi planı geliştirilirken yapılır. Böylece zaman bütce gibi uygun kaynaklar iletişim aktivitelerine tahsis edilebilir. Bu planlama sürecinin sonuçları proje boyunca düzenli olarak gözden geçirilmeli ve uygulanabilirliğin sürmesi için gerektiğinde revize edilmelidir.

3. Bilgilerin Dağıtılması:

Bilgilerin dağıtılması planlandığı şekilde ilgili bilgilerin proje paydaşlarına sunulması sürecidir. Proje yaşam dögüsünün tamamı boyunca ve tüm yönetim süreçlerinde yerine getirilir. Ancak odaklanılması gereken süreç, iletişim yönetim planının uygulanmasını ve beklenmedik bilgi taleplerine yanıt verilmesinide içeren yürütme sürecidir.

Bilgilerin Dağıtılması sürecinin olağan çıktıları şu şekildedir;

  • Paydaş Bildirimleri
  • Proje Raporları
  • Proje Sunumları
  • Proje Kayıtları
  • Paydaşlardan gelen geribildirimler
  • Alınan derslere ilişkin belgeler

4. Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi:

Paydaş beklentilerinin yönetilmesi, paydaşların ihtiyaçlarını karşılamak ve ortaya çıkan sorunları ele almak üzere onlarla iletişim kurma ve birlikte çalışma sürecidir. Beklentilerin yönetilmesi, paydaşların projenin faydalarını ve risklerini anlamalarını sağlayarak projenin başarı olasılığını arttırır. Böylece paydaşların projenin aktif destekcileri olmaları ve projedeki seçeneklerin risk değerlendirmelerine yardım etmeleri sağlanır. Kişilerin projeye tepkileri tahmin edilirse, bu kişilerin desteklerini kazanmaya ya da potansiyel negatif etkileri en aza indirmeye yönelik önleyici eylemlerde bulunabilinir.

Proje yöneticisi paydaş beklentilerinin yönetiminden sorumludur. Paydaş beklentilerinin aktif şekilde yönetilmesi, çözülmemiş paydaş sorunları yüzünden projenin amaçlarına ve hedeflerine ulaşmaması riskini azaltır ve proje boyunca yaşanabilecek kesintileri sınırlar.

5. Performansın Raporlanması:

Performansın raporlanması, durum raporları, ilerleme ölçümleri ve öngörüler gibi performans bilgilerinin toplanması ve dağıtılması sürecidir. Performans raporlaması süreci, gerek projedeki ilerlemenin ve performansın anlaşılması ve iletilmesi gerekse proje sonuçlarının öngörülmesi amacıyla temel çizgi verilerinin ve gerçekleşen verilerin karşılaştırmalı olarak periyodik bir şekilde toplanmasını ve analiz edilmesini içerir.

Performans raporları, hedef kitlenin her bir üyesine uygun düzeyde bilgi sağlamalıdır. Format, basit bir durum raporundan daha ayrıntılı raporlara kadar değişiklik gösterebilir. Basit bir durum raporu, tamamlanan yüzde ya da her bir alan için durum gösterge tabloları gibi performans bilgilerini gösterebilir. Daha ayrıntılı raporlar şu öğeleri içerebilir;

  • Geçmiş performans analizi
  • Risklerin ve sorunların mevcut durumu
  • Zaman dilimi içersinde tamamlanan çalışma
  • Bir sonraki zaman diliminde tamamlanacak çalışma
  • Zaman dilimi içersinde onaylanan değişikliklerin özeti
  • Gözden geçirilmesi ve tartışılması gereken diğer bilgiler.

Eksiksiz bir rapor, proje tamamlama öngörülerini de (zaman ve maliyet dahil) içermelidir. Bu raporlar düzenli olarak yada istisnai durumlarda hazırlanabilir.

Capture

Örnek bir performans raporu.

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s