Proje Yönetimi – İnsan Kaynakları Yönetimi

Proje İnsan Kaynakları Yönetimi, proje ekibinin organize edilmesine, yönetilmesine ve yönlendirilmesine yönelik süreçleri içerir. Proje ekibi, projenin tamamlanması amacıyla rol ve sorumlulukları üstlenmiş kişilerden oluşur. Proje ilerledikçe proje ekibinin üyelerinin türü ve sayısı değişiklik gösterebilir. Proje ekibi üyelerine sorumluluklar atanırken, karar alma sürecine ekib üylerininde katkı sağlamasının sağlanması ekib üylerinin projeyi daha üstlenmelerinde katkı sağlayabilir.

Proje İnsan Kaynakları Yönetimi süreçleri aşağıdaki gibidir;

  1. İnsan Kaynakları Planının Geliştirilmesi
  2. Proje Ekibinin Oluşturulması
  3. Proje Ekibinin Geliştirilmesi
  4. Proje Ekibinin Yönetilmesi

İnsan Kaynakları Planının Geliştirilmesi:

Projeye ait rollerin, sorumlulukların, gerekli becerilerin ve raporlama ilişkilerinin belirlenmesi ve belgelenmesi ve personel yönetimi planının geliştirilmesidir. İnsan Kaynakları planlanması, projenin başarısı için gerekli becerilere sahip insan kaynaklarının belirlenmesi ve tanımlanması için kullanılır. İnsan kaynakları planında proje rolleri ve sorumlulukları, proje organizasyon şemaları ve personel görevlendirme ve göreve son verme zaman tablolarını içeren personel yönetimi planı belgelenir.

İnsan kaynakları planının geliştirilmesinde daha önceden hazırlanan aktivite kaynak gereksinimleri kullanılır.  Proje ekibinin oluşturulması için gerekli insanlara ve yetkinliklere ilişkin olarak başlangıçta belirlenen gereksinimler, insan kaynakları planlama sürecinin bir parçası olarak aşamalı bir şekilde olgunlaştırılır.

İnsan Kaynakları Planının geliştirilmesinde yadımcı olabilecek birkaç teknik vardır. Bunlar;

  • Hiyerarşik Türde Organizasyon Şeması: Pozisyonları ve ilişkileri yukarıda aşağıya grafik formatında göstermek için geleneksel organizasyon şeması kullanılabilir. İKY sında belirlenen aktivite gruplandırılmaları bu sorumluluk yapısı ile birleştirilerek aktivite-sorumluluk ilişkisi gösterilebilir.
  • Matris Tabanlı Sorumluluk Şeması: Çalışma paketleri ya da aktiviteler ile proje ekbib üyeleri arasındaki bağlantıları göstermek için bir Sorumluluk Atama Matris’i kullanılır. Matris formatı bir kişiye bağlı tüm aktiviteleri ve bir aktiviteye bağlı tüm kişileri gösterir. Bu metot her bir görevde sorumlu sadece bir kişinin olmasını sağlayarak karışıklıkların önüne geçer.
  • Metin Odaklı Format: Ayrıntılı açıklama gerektiren ekip üyesi sorumluluklarını belirlemek için metin odaklı formatlar kullanılabilir. Genellikler özet biçiminde olan bu belgeler, sorumluluklar, yetkiler, yetkinlikler ve vasıflara gibi konulara ilişkin bilgileri içerir.

Capture

Proje Ekibinin Oluşturulması:

Proje Ekibinin Oluşturulması, insan kaynağının kullanabiliriğinin doğrulanması ve proje görevlerini yerine getirecek ekibin kurulması sürecidir.

Proje ekibi oluştururken göz önünde tutmamız gerekenler;

Bir önceki adımda tamamladığımız ve proje yönetim planının bir parçası olan insan kaynakları yönetim planıdır. Bu plana göre proje insan kaynaklarını nasıl tanımlanacağı, görevlendirileceği, kontrol edileceği ve sonuçta görevlerine nasıl son verileceği konularında yol gösterici nitelikte olan bilgileri içerir.

Proje Ekibinin Geliştirilmesi:

Proje ekibinin geliştirilmesi, proje performansını arttırmak amacıyla yetkinliklerin, ekip etkileşiminin ve genel ekip ortamının iyileştirme sürecidir. Proje yöneticileri, yüksek ekip performansına ve projenin hedeflerine ulaşabilmek için, proje ekiplerini belirleme, kurma, sürdürme, motive etme, yönlendirme teşvik etme becerilerini edinmelidir.

Proje yöneticileri, heyecan verici görevler ve fırsatlar sunarak, zamanında geri bildirim ve gertiğinde destek sağlayarak ve iyi performansı takdir ederek ve ödüllendirerek sürekli olarak ekibi motive etmelidir. Proje yöneticisi, etkin proje ekipleri geliştirmek için yönetimden destek talep etmeli ve/veya uygun paydaşlar üzerinde etki oluşturmalıdır.

Bir teoriye göre, ekiplerin izleyebileceği beş gelişim aşaması vardır. Bu aşamalar genellikle sırayla gerçekleşir. Ancak, bir ekibin belli bir aşamada takılıp kalması ya da daha önceki bir aşamaya gerilemesi de az rastlanan bir durum değildir.

  • Oluşum: Bu aşamada ekip üyeleri birbiriyle tanışır, proje hakkında bilgi alır ve resmi rollerini ve sorumluluklarını öğrenir.
  • Karmaşa:  Bu aşamada ekip, proje çalışmalarını, teknik kararları ve proje yönetimi yaklaşımını ele almaya başlar. Ekip üyeleri işbirliğine ve farklı fikirlere açık değillerse, ekip ortamı yıkıcı bir hale gelebilir.
  • Düzenleme: Düzenleme aşamasında, ekip üyeleri birlikte çalışmaya, çalışma alışkanlıklarına ve davranışlara uyum sağlamaya başlarlar. Ekip üyeleri birbirlerine güvenmeye başlarlar.
  • Performans: Performans aşamasına ulaşan ekipler iyi organize edilmiş bir birim olarak faaliyet gösterirler.
  • Çözülme: Çözülme aşamasına gelen ekip üyeleri proje çalışmalarını tamamlar ve başka çalışmalara geçerler.

Proje Ekibinin Yönetilmesi:

Proje Ekibinin Yönetilmesi, proje performansını optimize etmek amacıyla ekip üyelerinin performanslarının izlenmesi, geribildirim sağlanması, sorunların çözülmesi ve değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.

Proje yönetim ekibi, ekib davranışlarını gözlemler, çatışmaları yönetir, sorunları çözer ve ekib üyelerinin performansını değerlendirir.

Proje ekibinin yönetilmesi için gerekli girdiler şu şekildedir;

  • Önceki adımlarda tanımlanan proje yönetim planı, insan kaynakları planınıda içerir. İnsan kaynakları planını, Roller ve sorumluluklar, Proje organizasyonu, personel yönetim planı gibi öğelerden oluşur.
  • Ekip performansı değerlendirmeleri sorunları çözmek, iletişimde değişiklikler yapmak ve ekip etkileşimini iyileştirmek için eylemlerde bulunulmasını sağlar.
  • Performans raporları içersinde proje ekibinin yönetilmesine yardımcı olabilecek  zaman çizelgesi kontrolü, maliyet kontrolü, kalite kontrolü, kapsamın doğrulanması çalışmaları yer alır.

Proje ekibinin yönetilmesinde proje yöneticisinin özellikle çatışmalar karşısında ki aldığı pozisyon çok önemlidir. Aşağıdaki stratejilere dikkat edilmelidir;

  • Geri Çekilme/Kaçınma: Mevcu ve potansiyel bir çatışma durumundan uzak durmak.
  • Yumuşatma / Uyum Sağlama: Farklılık noktaları yerine anlaşma noktalarını öne çıkarmak.
  • Uzlaşma: Tüm tarafları kısmen memnun edecek çözümler aramak.
  • Zorlama: Kendi görüşlerini başkalarının önüne geçirmeye çalışmak; bu metod sadece kazan-kaybet türü çözümler üretir.
  • İş Birliği: Farklı bakış açılarından ve farklı perspektiflerin getirdiği içgörülerden bir arada yararlanmak; bu metot uzlaşma ve bağlılık sağlar.
  • Yüzleşme / Problem Çözümü: Çatışmayı alternatifleri değerlendirerek çözülebilecek bir problem olarak ele almak; bu metot karşılıklı fedakarlık ve açık bir diyalog gerektirir.
Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s