Proje Yönetimi – Maliyet Yönetimi

Proje Maliyet Yönetimi, projenin onaylanan bütçe çerçeveside tamamlanabilmesi için maliyetlerin tahminine, bütçelenmesine ve kontrolüne yönelik süreçleri içerir.

Proje Maliyet Yönetim süreçleri şu şekildedir;

  • Maliyetlerin Tahmin Edilmesi (Planlama): Proje aktivitelerini tamamlamak için gerekli parasal kaynaklar için bir tahmin geliştirme sürecidir.
  • Bütçenin Belirlenmesi (Planlama): Onaylanmış bir maliyet temel çizgisi belirlemek üzere her bir aktivitenin ya da çalışma paketinin tahmini maliyetlerinin bir araya getirmesi sürecidir.
  • Maliyetlerin Kontrolü (Takip ve Kontrol): Proje bütçesini güncellemek üzere projenin durumunun izlenmesi ve maliyet temel çizgisindeki değişiklerin yönetilmesi sürecidir.

Proje Maliyet Yönetiminin üç sürecini gerçekleştirmek için gereken çalışmalara başlamadan önce, proje yönetim ekibi bir planlama çalışması yapar. Bu planlama çalışması, Proje Yönetim Planının geliştirilmesi sürecinin bir parçasıdır. Bu çalışma ile, proje maliyetlerinin planlaması, yapılandırılması, tahmin edilmesi, bütçelenmesi ve kontrol edilmesi için gerekli formatın belirlenmesini ve kriterlerin tespit edilmesini sağlayan bir maliyet yönetimi planı oluşturulur. Maliyet yönetim süreçleri ve bunlarla ilgili araçlar ve teknikler genellikle proje yaşam döngüsünün tanımlanması sırasında seçilir ve maliyet yönetimi planında belgelenir.

1. Maliyetlerin Tahmin Edilmesi:

Maliyet tahminleri belli bir anda bilinen bilgilere dayanarak yapılan tahminlerdir. Bu tahminler, projenin başlangıcında ve tamamlanmasında maliyet alternatiflerinin tanımlanmasını ve değerlendirilmesini de içerir. Proje açısından en iyi maliyetlere ulaşabilmesi için yapma-satın alma, satın alma-kiralama ve kaynakların paylaşılması gıbı konulardaki maliyet ödünleri ve riskleri değerlendirilmelidir.

Maliyet tahminleri proje boyunca yeni elde edilen ayrıntıları da yansıtacak şekilde netleştirilmelidir. Proje, proje yaşam döngüsü boyunca ilerledikçe, proje tahmininin kesinliği artacaktır. Bu nedenle, maliyetlerin tahmin edilmesi her fazda tekrarlanan bir süreçtir.

Projeye tahsis edilecek tüm kaynaklar için maliyet tahminlerinde bulunulmalıdır. Bunların arasında işgücü, malzemeler, teçhizat, hizmetler ve tesisler ve ayrıca enflasyon payı da beklenmedik durum maliyetlerı gibi özel kategorilerde yer alabilir.

Proje maliyetleri tahmin edilirken yapılması gereken temel varsayımlardan biri, tahminlerin sadece projenin doğrudan maliyetleriyle mi sınırlı tutulacağı, yoksa dolaylı maliyetleri de mi içereceğidir.

Proje Zaman Çizelgesinde ki kaynakların türü ve miktarı ve bu kaynakların proje çalışmalarını tamamlamak için uygulanmasında harcanacak süre miktarı, proje maliyetlerinin belirlenmesinde başlıca faktörler arasındadır.

İnsan Kaynakları Planında ki, proje personel özellikleri, personel ücretleri ve ilgili ödül ve takdirler, proje maliyet tahminlerinin oluşturulması için gerekli bileşenlerdir.

Maliyet tahmini yapmadan önce elimizde olması gereken bazı bilgiler olması gerekir, bunlar;

  • Kapsam Temel Çizgisi: Kapsam temel çizgisi kapsam ve zaman yönetim planlarını hazırlarken İKY ve İKY Sözlüğü başta olmak üzere Proje Başlangıç Dökümanı’nı içerir. Planlanan projenin gereksinimleri, kısıtları veya kapsamını tam olarak bilmeden maliyet tahminine başlayamayız.
  • Proje Takvimi: Bu takvimde Zaman Yönetiminde hazırladığımız bütün aktiviteler, bu aktivitelerin ne zaman yapılacağı ve ne gibi kaynakların attandığı gibi bilgiler bulunur. Bunları hazırlamadan maliyet tahminine geçemeyiz.
  • İnsan Kaynakları Planı: İnsan kaynaklarımızın neler olduğunu ve onlara ne gibi durumlarda başarı ödülü vereceğimiz ve ne kadar ücrete çalıştıracağımızı bilmemiz gerekir.
  • Risk Planı: Risklerimiz tam olarak bilmeliyizki onları dengelemek için maliyetimiz çıkartabilelim.
  • Firma Kültürü ve varolan sistemler: Proje nasıl bir ortam içersinde yürütüleceğini biliyor olmamız gerekir, ancak bu sayede bütün durumları karşılayacak maliyetleri planlayabiliriz.

Risk listesi, risk azaltma maliyetlerinin değerlendirilmesi amacıyla gözden geçirilmelidir. Ya tehdit ya da fırsat niteliğinde olabilen riskler genellikle hem aktivite hem de genel proje maliyetleri üzerinde etkili olur.

Maliyet Tahmin Araç ve Teknikleri:

  • Uzman Görüşü: Maliyet tahminleri, işgücü ücreti oranları, malzeme maliyetleri, enflasyon, risk faktörleri vb. pek çok değişkenden etkilenir. Tarihsel bilgilere dayanan uzman görüşleri, eski benzer projelerden yola çıkılarak piyasa koşulları konusunda değerli bir kavrayış ve bilgi birikimi sağlar.
  • Örneksel Tahmin: Örneksel maliyet tahmininde, daha önce yürütülmüş benzer bir projedeki kapsam, maliyet, bütçe ve süre gibi parametrelerin değerleri ile büyüklük, ağırlık ve karmaşıklık gibi ölçek ölçümleri, mevcut projedeki aynı parametre ya da ölçümlerin tahmin edilmesinde kullanılır.
  • Parametrik Tahmin: Tarihsel bilgiler ile diğer değişkenler arasında istatistiksel ilişki kullanılarak maliyet, bütçe ve süre gibi aktivite parametreleri için tahmini değerler hesaplanır. Bu teknikle modelin karmaşıklık düzeyine ve modele dahil edilen temel verilere bağlı olarak daha yüksek kesinlik düzeyine ulaşılanilir.
  • Aşağıdan Yukarıya Tahmin: Her çalışma paketinin ya da aktivitenin maliyeti, belirtilen en yüksek ayrıntı düzeyiyle tahmin edilir. Ayrıntılandırılan maliyet, ilerde gerçekleştirilecek  raporlama ve izleme işlemlerinde kullanılmak üzrere özetlenir ve daha üzet seviyelerde toplanır.
    • Artılar:
      • Gerçekcidir.
      • Proje takımı tarafından daha kolay kabul edilir çünkü onlar tarafından hazırlanmıştır.
      • Projenin detaylı analizine göre yapılır.
    • Eksiler:
      • Zaman ve para alır.
      • Genellikle takım tarafından oluştururken takım elemanları fazladan zaman eklemesi yaparlar.
      • Tahmin yapılmadan önce projenin çok iyi ve detaylı bir şekilde anlaşılmasını gerektirir.
      • Projeyi daha küçük parçalara bölmeyi gerektirir.
  • Üç Nokta Tahmini: Bu kavram ilk olarak PERT (Program Evaluation and Review Technique) ile ortaya atılmıştır. PERT’te aktivite maliyeti için yaklaşık bir aralık tanımlamak amacıyla üç tahmin kullanılır:
    • En olası maliyet (Cm): Gerekli çalışmalar ve tahmin edilen harcamalar için gerçekçi bir çaba değerlendirmesine dayanan aktivite maliyeti tahminidir.
    • İyimser maliyet (Co): Aktivite için en iyi durumsenaryonsunun analizine dayalı aktivite maliyetidir.
    • Kötümser maliyet (Cp): Aktivite için en kötü durum senaryosunun analizine dayalı aktivite maliyetidir.

PERT analizinde bu üç tahminin ağırlıklı ortalaması alınarak beklenen (Ce) aktivite maliyeti hesaplanır: Ce = (Co + 4Cm + Cp) / 6

  • Yedek Maliyet Analizi: Maliyetlerdeki belirsizliği ele almak için, beklenmedik durum yedekleri maliyet tahminlerine dahil edilebilir. Proje hakkında daha kesin bilgilere ulaşıldığında, beklenmedik durum yedeklerinin kullanılmasına, azaltılmasına ya da ortadan kaldırılmasına karar verilebilir. Beklenmedik durum yedekleri, zaman çizelgesi belgelerinde açıkça belirtilmelidir.

Tahminleme yüzdeleri: Proje tahminleri yapılırken belli fazlarda belli keskinlikte tahminler görülebilinir. Aşağıda beklenilen standard tahmin aralıklarını bulabilirsiniz;

  • Rough Order of Magnitute (ROM) Estimate: Bu tip tahminler genellikle proje başlangıç fazında yapılır. Tipic bir ROM tahmini gerçeğin +/- %50 oranındadır. Bu oran projenin ne kadar bilindiği ile alakalı olarak değişiklik gösterir.
  • Budget Estimate: Bu tarz tahminleme projenin planlama fazında yapılır. Gerçeğin -%10 +%25 aralığındadır.
  • Definitive Estimate: Bu tarz tahminleme proje başladıktan sonra yapılır ve gerçeğe en yakın tahmindir. Gerçeğin +/- %10 oranındadır.

2. Bütçenin Belirlenmesi:

Bütçenin belirlenmesi, onaylanmıi bir maliyet temel çizgisi belirlemek üzere her bir aktivitenin ya da çalışma paketinin tahmini maliyetlerinin bir araya getirilmesi sürecidir. Bu temel çizgi tüm onaylanmış bütçeleri içerir, ama yönetimin yedek kaynaklarını dışarıda bırakır. Proje bütçelerinde, projeyi yürütmek için onay verilen fon belirtilir. Proje maliyet performansı onaylanan bütçeye göre ölçülür.

Projenin bütçesinin tam olarak belirlenmesi için bütün maliyetlerin bilinmesi gerekir. Proje müdürü bütçeyi tam olarak oluşturması için mutlaka Risk yönetim aktivitelerini ve reservlerini belirlemiş olması gerekir. Risk yönetiminde iki tip risk reserv tipi vardır, bunlardan biri Acil Durum Reservi, ikincisi ise Yönetim Reservi

Acil Durum Reservi risk planlaması yapılırken ortaya çıkartılan riskler için ayrılmış maliyet reservidir. Yönetim Reservi ise proje esnasında karşılaşılabilinecek diğer ön görülmemiş durumlar için ayrılmış maliyetdir. Maliyet Temel Çizgisi içerisinde Acil Durum Reservini barındırır.

Bütçenin belirlenmesi için maliyet çıkartılırken bütün aktivite maliyetleri hesaplanarak yukarıya doğru toplanır. Bu hesaplamaya yukarıya doğru toplama denir ve bu yapılırken acil durum reservleride aktivite başına eklenir.

Capture

Maliyet belirleme bittiğinde, maliyet temel çizgisi ve proje bütcesin hazırlanmış demektir. Bu temel çizgi ve maliyet planı projenin ilerki fazlarında değişebilir veya güncellenebilir. Maliyet temel çizgisi ve bütce belirlendikten sonra proje yöneticisi bu bulguları diğer yönetmler kullanılarak belirlenmiş diğer değerler ile kontrol etmelidir.

Maliyet Kontrolü:

Maliyet kontrolünü tam olarak yapmak istiyorsak maliyet planına sadık kalmamız en doğru yoldur. Buna ek olarak Proje Yönetimin önemli adımlarından biri olan Organizasyonel Varlıkları göz önünde tutmamız gerekir. Diğer bir öneli noktada Entegre Değişik Kontrol’üdür, diğer bütün aktivitelerimizde yaptığımız gibi maliyet yönetiminde de kontrol kısmında gelen değişiklikleri belli bir plana bağlı kalarak yönetmemiz gerekir. Tabiki bütün bunları yaparken her kontrol kısmında yaptığımız gibi ölçümlemeyi unutmamalıyız. Proje Yönetiminde kontrol denildimi aklımıza ölçümleme gelmelidir. Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemezsiniz.

İlerlemeyi ölçmenin ve raporlamanın birkaç yolu vardır. Proje yöneticisi kazanılmış değere göre ilerlemeyi ölçmelidir. Bunu yapmak içinde her aktivitenin ne kadar yapıldığını bilmesi gerekir. Bunu gelenlikle o aktiviteyi yapan kişiye danışır. Fakat bazı işler için ilerleme durumu vermek kolayken bazı işler içi kolay değildir. Bu tarz durumlarda genellikle işi yapan kişi yüzeysel bir tahmin yapar. Bu tahmin yapıldığı zaman hazırlanan ilerleme durum raporunu hiçbir değeri kalmaz çünkü bütün rapor tahminler üzerine kurulmuştur.

Bu tarz durumlarda proje yöneticisi olarak kullanabileceğimiz bir yöntem vardır;

  • 50/50 Kuralı: Bu kuralda işe başlandığında ve %50 si yapıldığında yarısı yapılmış sayılır. İşin diğer %50 sinin bitmiş olması için işin tamamen bitmesi gerekir.
  • 20/80 Kuralı: Bu kuralde işe başlandığında ve %20 si yapıldığında %20 bitmiş sayılır. İşin diğer %80 bitdiğinin kabul edilmesi için işin tamamen bitmesi gerekir.
  • 0/100 Kuralı: Bu kuralda iş ya bitmiştir yada bitmemiştir orta bir durumu yoktur.

Kazanılmış Değer:

Kazanılmış değer analizi projenin performansını ölçmek için kullanılır. Kazanılmış değer analizi belirlenen üç temel çizgiye (zaman, maliyet, kapsam) göre projenin performansını ölçer. Çoğu proje yöneticisi projenin çıktılarına göre performansı ölçer, fakat burda unuttukları nokta projede çıktılara ve zamana baktığınızda iyi durumda olduğunuzu düşünebilirsiniz fakat bu durumu gereğinden fazla bir maliyet ile yaptıysanız düşündüğünüz yerde olmadığınızı görürsünüz. Kazanılmış değer ölçümünün iyi kısmı bütün tarafları ile projeyi takip edebilirsiniz.

Kazanılmış değer analizinde kullanılan terimler aşağıdaki gibidir;

Capture

Kazanılmış değer analizinde kullanılan formüller aşağıdaki gibidir;

Capture

 

Bu formülleri hatırlamanızı kolaylaştıracak birkaç ipucu vermek gerekirse;

  • EV (Expected Value) her zaman bütün formüllerde en başta yazılıyor.
  • Eğer Variance (sapma) dan bahsediliyorsa bu mutlaka EV’den birşey çıkartılan bir formüldür.
  • Eğer Index ‘den bahsediliyorsa bu mutlaka EV’yi birşeye bölme ile ilgili bir formuldür.
  • Eğer Cost (maliyet) ile ilgili bir durum varsa AC (Actual Cost) olan bir formül kullanılır.
  • Eğer Schedule (takvim) hakkında bir durum varsa PV (Planned Value) olan bir formül kullanılır.
  • Varience (sapma) eğer (-) ise kötü (+) ise iyidir.
  • Index eğer 1’den büyük ise iyi 1’den küçük ise kötüdür.

Diğer önemli bir durumda EAC ve ETC terimleridir. EAC (Estimate at completion) proje bittiği zaman ne kadara mal olacağını tahmin ediyoruz anlamına gelirken, ETC ise projenin bitmesi için ne kadar bir maliyet daha olduğunu gösterir. Bunlara bağlı olarak da BAC (Budge at Completion) terimi Proje başladığından bitişine kadar eğer herşey planlandığı gibi giderse bize ne kadara mal olacağıdır.

Aşağıdaki grafik bütün yukarda anlatılan terimleri güzel bir şekilde özetlememiz için iyi bir örnektir. Grafiğin en üst katında proje başlangıcında planlanan değerleri görebiliriz. PV ve BAC proje başladığında planlanan ver herşey yolunda giderse ulaşılabilecek değerlerdir. Orta katda ise gerçek değer vardır. AC şu anda proje bize ne kadara mal olduğunu gösteir. En son satırda ise tahmini değerler vardır ETC ve EAC. Bu tahminleri yaptığımızdaki güne gmre  ETC projenin bitmesi için gereken maliyeti, EAC ise proje bittiğinde ne kadar maliyetli olacağının tahminidir.

Capture

 

Maliyet kontrolünün en önemli noktası performans ölçümlemesidir. Proje Yöneticisi olarak projeyi takip etmelisiniz ve gerektiğinde öleyici, düzenleyici eylemler almalısınız. Bunlara ek olarak değişiklik kontrolü ve bütün güncellemeleri proje dökümanlarına geçirmelisiniz. Ayrıca yapılan güncellemer bütün proje paydaşları ile düzenli olarak paylaşılmalıdır.

 

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s