Proje Yönetimi – Zaman Yönetimi

Proje Zaman Yonetimi, bir projenin zamaninda tamamlanabilmesi icin gerekli sureclerden olusur. Bu surecler sunlardir;

  1. Aktivitelerin Tanimlanmasi (Planlama)
  2. Aktivitelerin Siralanmasi (Planlama)
  3. Aktivite Kaynaklarinin Tahmin Edilmesi (Planlama)
  4. Aktivite Surelerinin Tahmin Edilmesi (Planlama)
  5. Zaman Cizelgesinin Gelistirilmesi: Proje zaman cizelgesini olusturmak uzere aktivite siralamalarini, surelerini, kaynak gereksinimlerini ve zaman cizelgesi kisitlarini analiz etme surecidir. (Planlama)
  6. Zaman Cizelgesinin Kontrolu: Projedeki ilerlemeye guncellemek icin projenin durumunun izlenmesi ve zaman cizelgesi temel cizgisindeki degisikliklerin yonetilme surecidir. (İzleme ve Kontrol)

ZamanYonetimiSureci

1. Aktivitelerin Tanimlanmasi:

Proje teslimatlarini uretmek icin gerekli olan aktivitelerin belirlenme surecidir.

IKY`nin olusturulma sureci, IKY`nin en alt sevisyesindeki teslimatlari yani calisma paketlerini tanimlar. Proje calisma paketleri genellikle aktivite adi verilen ve calisma paketlerini tanimlamak icin gereken daha kucuk bilesenlere ayristirilir. Aktiviteler, proje calismalarini tahmin etmek, programlamak, yurutmek, izlemek ve kontrol etmek icin temel saglar.

Zaman cizelgesi aktivitelerinin proje hedeflerine ulasmasini saglayacak sekilde tanimlanmasi ve planlanmasi bu surecin olmazsa olmasidir.

Ayristirma teknigi, aktivitelerin tanimlanmasi baglaminda, projenin calisma paketlerini aktivite adi verilen daha kucuk ve yonetilebilir bilesenlere bolunmesi anlaminda gelir. Aktiviteler, bir calisma paketini tamamlamak icin gereken cabayi temsil eder.

Bazı durumlarda iş paketlerini aktivitelere ayıracak bilgi birikimimiz olmaya bilir. Bu tarz bir durum ile karşılaştığımızda ortada birden çok proje olma imkanı olabilir. Belki yapmaya çalıştığımız işi farklı projelere ayırarak planlamalıyız. Başka bir çözüm olarakta projeye başladıktan sonra yolda planlamayı yapabiliriz. Her bir iş paketine başlamadan önce aktivitelere ayırarak yönetim yapabiliriz. Bu durum tabiki proje yöneticisi olarak bizim zamanı yönetememiz anlamına gelmemelidir.

Aktivite Listesi, proje icin gerekli olan tum aktivitelerin ayrintili listelenmis halidir. Aktivite Listesi, bir aktivite belirteci ve proje ekibi uyelerinin hangi calismalarin tamamlanmasi gerektigini anlamalarini saglamak amaciyla her bir aktivitenin yeterince ayrintili calisma kapsami tanimlarini icerir.

Aktivite Ozellikleri, her bir aktivite ile baglantili cok sayida bileseni belirleyerek aktivitenin  tanimini genisletir. Her bir aktivitenin bilesenleri zamanla gelisir. Projenin ilk asamalarinda bu bilesenler, Aktivite Kimlik Numarasi, IKY Kimlik Numarasi ve Aktivite Adini icerir; tamamlandiginda ise Aktivite Kodlarini, Aktivite Tanimini, Oncel/Ardil Aktiviteleri, Mantiksal Iliskileri, Onde Gitme ve Beklemeleri, Kaynak Gereksinimlerini, Zorunlu Tarihleri, Kisitlari ve Varsayimlari icerir.

Kilometre Tasi, projedeki onemli bir nokta veya olaydir. Bir kilometre tasi listesinde, tum kilometre taslari tanimlanir ve kilometre taslarinin zorunlu mu yoksa istege baglimi oldugu belirtilmelidir.

Bazı kilometre taşları zorunlu olduğu gibi (her faz bitişi sonunda ödeme almak gibi) bazılarıda isteğe bağlıdır. İsteğe bağlı kilometre taşları daha çok proje yöneticisi tarafından konulan kontrol noktalarıdır. Bunlar sayesinde proje yöneticisi süren bir projeyi daha kolaylıkla takip edebilir.

2. Aktivitelerin Siralanmasi:

Aktivitelerin siralanmasi proje aktivitelerinin arasindaki iliskileri belirleme ve belgeleme surecidir. Aktiviteler mantiksal iliskiler kurularak siralanir. Gercekci ve ulasilabilinir bir proje zaman cizelgesini desteklemek icin, aktiviteler arasinda onde gitme yada bekleme surelerini hesaplamak gereklidir.

Oncelik Semasi Metodu, bir proje zaman cizelgesi ag semasi kurmak amaciyla Kritik Yol Metodolojisinde kullanilan bir metottur. Bu mettota aktiviteleri temsil etmek uzere dikdortgenler kullanilir ve aralarindaki mantiksal iliskileri ifade etmek icinde oklarla birbirine baglanir.

Oncelik Semasi Methodu, dort tur mantiksal iliski icerir;

  • Bitis-Baslangic: Ardik aktivitenin baslangici, onceki aktivitenin bitisine baglidir.
  • Bitis-Bitis: Ardik aktivitenin bitisi, onceki aktivitenin bitisine baglidir.
  • Baslangic-Baslangic: Ardik aktivitenin baslangici, onceki aktivitenin baslangicina baglidir.
  • Baslangic-Bitis: Ardil aktivitenin bitisi, oncegi aktivitenin baslangicina baglidir.

OncelSemaMethodu

Aktiviteler arasindaki siralamayi tanimlamak icin uc bagimlilik turu kullanilir:

  • Zorunlu Bagimliliklar: Bu tur bagimliliklar, genellikle sozlesmelerde sart kosulan veya calismanin dogasinda var olan bagimliliklardir. Proje ekibi aktivitelerin siralanma surecinde hangi bagimliliklarin zorunlu olduguna karar verir.
  • Istege Bagli Bagimliliklar: Bu tur bagimliliklar, belli bir uygulama alanindaki en iyi uygulama bilgilerine ya da projenin kabul edilebilir birkac siralama oldugu halde belli bir siralamanin tercih edildigi olagan disi bir yonune dayanarak belirlenir.
  • Harici Bagimliliklar: Bu bagimliliklar genellikle proje ekibinin kontrolu disindadir. Ornegin, bir yazilim projesinde test aktivitesi, harici bir kaynagin bir donanimi etmesine bagli olabilir.

Onde Gitme ve Beklemelerin Uygulanmasi;

Onde Gitme ve Beklemerin kullanimi, zaman cizelgesi mantiginin yerine gecen bir oge olarak gorulmemelidir. Aktiviteler ve bunlarin baglantili varsayimlari belgelenmelidir.

Onde Gitme, ardil aktivitenin hizlandirilmasina izin verir. Ornegin, yeni bir ofis binasi insaasi projesinde, zaman cizelgesinde eklsiklikler listesinin tamamlanmasi icin belirtilen tarihten 2 hafta once cevre duzenlemesine baslanmasi programlanabilinir. Bu durum, 2 hafta onde gidern bir bitis-baslangic olarak gorulebilir.

Bir bekleme ardik aktivitedeki bir gecikmeyi yonlendirebilir. Ornegin, teknik bir yazi ekibi buyuk olcekli bir belgenin taslagini yazmaya basladiktan 15 gun  sonra belgenin gozden gecirmesine baslayabilir. Bu durum 15 gun beklemeli baslagic-baslangic olarak gorulebilinir.

Proje içersinde Öncelik Şeması Metodunu (Network Diagram) kullanmanın artıları şu şekildedir;

  • Zaman planınızı kontrol etmenize yardımcı olur.
  • Daha efektif bir planlama, organizasyon ve kontrol mekanizması sunar.
  • Bütün aktivitelerin birbirleri ile bağlantılarını ortaya çıkartır.
  • İş akışını gösterir böylee proje takımı aktivitelerin hangi sırada olması gerektiğini görür.
  • Fırsatların proje süresince ortaya çıkmasını sağlar. Hangi aktiviteler arasında ne kadarlık bir zaman boşluğu olduğunu rahatlıkla görebilirsiniz.
  • Proje durumunu açık bir şekilde gösterir.

3. Aktivite Kaynaklarinin Tahin Edilmesi:

Her bir aktiviteyi yerine getirmek icin gerekli malzeme, insan, techizat ya da gereclerin turunu ve miktarlarini tahmin etme surecidir.

Aktivite Kaynaklarini Tahmin Etmek icin 4 Teknik kullanilir:

Uzman Gorusu:

Kaynak  planlama ve tahmin alaninda uzmanlasmis bilgiye sahip gruplar ya da kisiler bu uzmanlik bilgilerini saglayabilirler.

Alternatiflerin Analizi:

Bir cok zaman cizelgesi aktivitesinin yerine getirilmesi icin alternatif metotlar vardir. Bunlarin arasinda cesitli kaynak yetenek ya da beceri duzeylerinin kullanimi sayilabilir.

Yayimlanan Tahmin Verileri:

Bir cok sirket, duzenli olarak dunyanin bir cok yerindeki isgucu, malzeme ve techizat icin guncellenmis uretim hizlarini ve birim maliyetlerini yayimlar.

Asagidan Yukariya Tahmin:

Bir aktivite makul bir kesinlik derecesinde tahmin edilemiyorsa, bu aktivitenin icersindeki calismalar daha fazla ayristirilir. Kaynak ihtiyaclari tahmin edilir, daha sonra bu tahminler toplanarak aktivitenin kaynaklarinin her biri icin toplam kaynak miktari belirlenir.

Kaynak Takvimleri:

Kaynak takvimlerinde, belirlenen proje kaynaklarinin proje suresince ne zaman ne kadar sureyle kullanilabilir olacagi belirtilir. Bu bilgiler aktivite ya da proje seviyesinde olabilir. Bu bilgi, kaynak  deneyimi ve/veya beceri duzeyi gibi ozelliklerin yani sira kaynaklarin yer aldigi cesitli corafi konumlarin ve kaynaklarin ne zaman kullanilabileceklerinin degerlendirilmesinide icerir.

4. Aktivite Surelerinin Tahmin Edilmesi:

Tahmin edilen kaynaklarla her bir aktivitenin ne kadar surede tamamlanacaginin tahmin edilme surecidir. Aktivite surelerinin tahmin edilmesinde, aktivite calisma kapsamina, gerekli kaynak turlerine, tahmini kaynak miktarina ve kaynak takvimlerine iliskin bilgiler kullanilir.

Aktivite surelerinin tahmin edilmesinde 5 adet yonetim vardir;

Uzman Gorusu:

Tarihsel bilgilere dayanan uzman gorusleri, eski benzer projelerden yola cikarak sure tahmin bilgilerinin ya da tavsiye edilen azami aktivite surelerinin alinmasinda kullanilabilinir.

Orneksel Tahmin:

Orneksel tahminde, daha yurutulmus bir projedeki sure, butce, buyukluk, agirlik ve karmasiklik gibi parametreler, gelecekte yurutulecek benzer projedeki ayni parametre yada olcumlerin tahmin edilmesinde kullanilir. Proje uzerinde ayrintili bilgiler sinirli oldugunda, ornegin projenin erken fazlarinda proje suresi tahmin edilirken sik sik orneksel tahmine basvurulur.

Parametrik Tahmin:

Aktivite sureleri, gerceklestirilecek calisma miktari ile her bir calisma birimi basina is gucu saatleri carpilarak niceliksel olarak belirlenebilir. Bu teknikle modelin karmasiklik duzeyine ve modele dahil edilen temel verilere bagli olarak daha yuksek dogruluk duzeylerine ulasilabilinir.

Uc Nokta Taminleri:

Belirsizlik ve risk goz onunde bulundurularak aktivite surelerinin dogruluk dereceleri iyilestirilebilinir. Bu kavram ilk olarak PERT ile ortaya cikmistir. PERT`te aktivite suresi icin yaklasik bir aralik tanimlamak amaciyla uc tahmin kullanilir;

  • En Olasi Sure (Tm): Tahsil edilmesi olasi kaynaklar, bunlarin uretkenligi, bunlarin kullanilabilirligi ilgili gercekci beklentiler, diger katilimcilara bagimliliklar ve kesintiler dusunerek hesaplanan aktivite suresidir.
  • Iyimser Sure (To): Aktivite icin en iyi durum senaryosunun analizine dayali aktivite suresidir.
  • Kotumser Sure (Tp): Aktivite icin en kotu durum senaryosunun analize dayali aktivite suresidir.

PERT analizinde uc tahminin agirlikli ortalamasi alinarak Beklenen (Te) aktivite suresi hesaplanir;

Te (Expected Activity Duration “EAD”) = [ (To) + 4*(Tm) + (Tp) ] / 6

Activity Standard Deviance (SD): (To – Tp) / 6

Activity Variance: [(To-Tp) / 6]^2

Range of the Estimate: EAD (+/-) SD

PERT’deki bu formülleri kullanarak her aktivite için tahmini süreyi, standart sapmayı  buna bağlı olan aktivite variansını ve o aktivite için tahmin aralığını bulabiliriz. Bunu bir iş paketinin her bir aktivitesi için yaptığımızda o iş paketinin EAD’ını varians üzerinden standart sapmasını buna göre de tahmin aralığını kolayca bulabiliriz. İleki zamanlarda bu tahmin aralığının büyüklüğüne göre risk değerlendirmeside yapacağız.

Yedek Sure Analizi:

Süre tahminlerinde zaman çizelgesindeki belirsizliği ele almak için, beklenmedik durum yedek süreleri projenin genel zaman çizelgesine dahil edilebilinir. Proje hakkında daha kesin bilgilere ulaşıldığında, beklenmedil durum yedek sürelerinin kullanılmasında, azaltılmasına ya da ortadan kaldırılmasına karar verilebilir.

5. Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi:

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi, proje zaman çizelgesini oluşturmak üzere aktivite sıralamalarını, sürelerini, kaynak gereksinimlerini ve zaman çizelgesi kısıtlarını analiz etme sürecidir. Kabul edilebilir bir zaman çizelgesinin geliştirilmesi, çoğu zaman tekrarlanan bir süreçtir.

Zaman Çizelgesi Ağ Analizi:

Zaman çizelgesi ağ analizi, proje zaman çizelgesinin üretilmesinde kullanılan bir tekniktir. Kritik yol metodu, kritik zincir metodu, varsayım analizi ve kaynak dengeleme gibi çeşitli analitik tekniklerin kullanılarak proje aktivitelerinin tamamlanmış kısmı için erken ve geç başlangıç ve bitiş tarihlerinin hesaplanmasını sağlar.

Kritik Yol Metodu:

Kritik yol metodunda, kaynak sınırlamarına bakılmaksızın tüm aktiviteler için, zaman çizelgesi ağında bir ileriye doğru ve bir geriye doğru geçiş analizi yapılarak kuramsal erken başangıç ve bitiş tarihleri ve geç başlangıç ve bitiş tarihleri hesaplanır.

Hesaplanan erken başlangıç ve bitiş tarihleri ve geç başlangıç ve bitiş tarihleri, zaman çizelgesinde esneklik sağlayan toplam aktivite bolluğundan etkilenebilir ve pozitif, negatif ya da sıfır farkla ölçülür ve “toplam bolluk” olarak adlandırılır. Kritik yolların toplam bolluğu ya sıfır ya da negatiftir ve kritik yol üzerindeki zaman çizelgesi aktivitelerine “kritik aktiviteler” denir.

Kritik Zincir Metodu:

İlk olarak zaman çizelgesi olarak, gerekli bağımlılıkları ve tanımlı kısıtları olan süre tahminleri girdi olarak kullaılarak proje zaman çizelgesi ağ şeması hazırlanır. Daha sonra kritik yol hesaplanır. Kritik yol belirlendikten sonra, kaynak kullanılabilirliği girilir ve kaynak sınırlı zaman çizelgesi sonucu elde edilir.  Sonuçta ortaya çıkan zaman çizelgesinin geneliikle değişik bir kritik yolu olur. Kaynak kısıtlı kritik yola kritik zincir adı verilir.

Capture

Kaynak Dengeleme:

Kaynak dengeleme, paylaşılan ya da kritik durumda olan kaynaklar sadece belli zamanlarda ve sınırlı miktarlarda kullanılabilir olduğu zamanlarda ya da kaynak kullanımını sabit bir düzeyde tutmak için kullanılabilinir.

Varsayım Senaryo Analizi:

Varsayım senaryo analizinin sonucu olumsuz koşullar altında proje zaman çizelgesinin fizibilitesini değerlendirmek için ve beklenmedik durumların etkisini önlemeye veya hafifletmeye yönelik beklenmedik durum ve yanıt planlarının hazırlanmasında kullanılabilinir.

Proje Zaman Çizelgesi, tablo olarak da sunulabilmekle birlikte, genellikle aşağıdaki formatların biri ya da birkaçı kullanılarak grafik şeklinde verilir:

  • Kilometre taşı grafikleri: Bu grafikler çubuk grafiklere benzer, ama sadece ana teslimatların programlanan başlangıç ve tamamlanma tarihlerini ve başlıca harici arayüzleri gösterir.
  • Çubuk grafikler: Çubukların aktiviteleri temsil ettiği bu grafikler, aktivitelerin başlangıç ve bitiş tarihlerinin yanı sıra beklenen süreleride gösterir.
  • Proje zaman çizelgesi ağ şeması: Aktivite tarihi bilgilerini içeren bu şemalar, genellikle hem proje ağ mantığını hem de projenin kritik yol zaman çizelgesi aktivitlerini gözterir.

Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi:

Temel çizgi başlangıç tarihleri ve temel çizgi bitiş tarihleri içeren bir zaman çizelgesi temel çizgisi olarak proje yönetim ekibi tarafından kabul edilmiş ve onaylanmıştır.

6. Zaman Çizelgesi Kontrolü:

Zaman Çizelgesi Kontrolü projedeki ilerlemeyi güncellemek üzere projenin durumunun izlenmesi ve zaman çizelgesi temel çizgisindeki değişiklerin yönetilmesi sürecidir.

Performans Gözden Geçirmeleri:

Performans gözden geçirmelerinde, gerçekleşen başlangıç ve bitiş tarihleri, tamamlanan yüzde ve devam eden çalışmaların kalan süreleri gibi zaman çizelgesi performans verileri ölçülür, karşılaştırılır ve analiz edilir. Zaman çizelgesi kontrolünün önemli bir bölümü, zaman çizelgesi farklılığının düzeltici eylem gerektirip gerektirmediğine karar vermektedir.

Kritik zincir zaman çizelgeleme metodu kullanılıyorsa, kalan tampon miktarının teslimat verilerini korumak için gerekli tampon miktarıyla karşılaştırılması zaman çizelgesinin durumunun belirlenmesine yardımcı olabilir.

Varyans Analizi:

Zaman çizelgesi performans ölçümleri başlangıçtaki zaman çizelgesi temel çizgisindeki farklılaşmanın büyüklüğünü değerlendirmek için kullanılır. Toplam bolluk varyansı da proje zaman performansını değerlendirmeye yönelik temel bir planlama bileşenidir.

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s