Proje Yönetimi – Kapsam Yönetimi

Proje Kapsam Yonetimi, projeyi basariyla tamamlamak amaciyla, projenin tum gerekli calismalarini icermesini ve sadece gerekli calismalari icermesini saglamaya yonelik sureclerden olusur. Proje kapsamini yonetmek, oncelikle, projeye nelerin dahil edilecegini ve nelerin dahil edilmeyecegini tanimlama ve kontrol etme isidir.

Proje Kapsam Yönetimi aşağıdaki bilgi grupları altında toplanabilinir;

  1. Planlama:
    • Detaylı gereksinimlerin çıkartılması
    • Detaylı kapsam tanımının yapılması.
    • İKY’sının hazırlanması.
  2. İzleme ve Kontrol:
    • İKY’sında belirlenen temel çizgiye göre kapsamın takibi ve performansın ölçülmesi.
    • Değişiklik taleplerinin yönetilmesi.
    • Düzeltici ve Önleyici eylemlerin alınması.

 

Proje Kapsam Yonetimi surecleri asagidakilerden olusmaktadir;

  1. Gereksinimlerin Toplanmasi (Planlama)
  2. Kapsamin Tanimlanmasi (Planlama)
  3. Is Kirilim Yapisinin (IKY) Olusturulmasi (Planlama)
  4. Kapsamin Dogrulanmasi (İzleme ve Kontrol)
  5. Kapsamin Kontrolu (İzleme ve Kontrol)

Onaylanmis ayrintili Proje Kapsam Bildirimi ve onunla baglantili Is Kirilim Yapisi ve Is Kirilim Yapisi Sozlugu, proje icin kapsam temel cizgisidir. Temel cizgisi belirlenen kapsam, proje yasam dongusu icersinde izlenir, dogrulanir ve kontrol edilir. Proje baglamida kapsam terimi 2 farkli anlama gelir;

  • Urun Kapsami: Bir urun, hizmet veya sonucu tanimlayan ozellikler ve fonksiyonlar
  • Proje Kapsami: Belirtilen ozelliklere ve fonksiyonlara sahip bir urun, hizmet veya sonucu teslim etmek icin yapilmasi gereken calismalar.

Urun kapsami ile Proje kapsami ayni olacagi gibi cogu kez de fakli olabilir. Ornek olarak bir urunu veya hizmetin gerceklesmesi icin birden cok proje baslatilmasi gerebilir ve bu projelerin ciktilari hedeflenen urunu olusturur.

İpucu:

PMBOK’da Proje Kapsam yönetiminde sırasıyla yapılması gereken işler şu şekildedir;

  1. Gereksinimlerin toplanması, belirlenmesi ve bu gereksinimlerin proşe başlangıç belgesinde belirtilen iş ihtiyaçları ile uyumlu olmasıdır.
  2. Proje paydaşları tarafından istenilen bütün gereksinimlerin belirlenen kapsam çerçevesinde önem sırasına göre sıralanması ve dengelenmesi gerekmektedir.
  3. Proje kapsamı İKY’sı ile daha küçük parçalara ayrılarak yönetilebilinir hale getirilmelidir.
  4. Belirlenen proje kapsamının müşteri tarafından kabul edileceğine emin olunması.
  5. Proje kapsamı, kapsam temel çizgisine göre ilerlemenin ölçülmesi ve gereğinde değişikliklerin yapılması.

 

1. Gereksinimlerin Toplanmasi: Gereksinimlerin Toplanmasi, proje hedeflerine ulasmak amaciyla, paydaslarin ihtiyaclarinin tanimlanmasi ve belgelenmesi surecidir. Proje ve urun gereksinimlerinin ne kadar titiz bir sekilde belirlendigi ve yonetildigi, o projenin basarisini dogrudan etkiler.

Gereksinimler, IKY`nin temeli haline gelir. Maliyet, Zaman Cizelgesi ve Kalite Planlamasi, bu gereksinimlerin uzerine kurulur. Gereksinimlerin olusturulmasi, Proje Baslatma Belgesinde ve Paydas Listesinde yer alan bilgilerin analizi ile baslar.

Gereksinim dokumantasyonu, her bir gereksinimin proje ile baglantili is ihtiyaclarini nasil karsiladigini aciklar. Gereksinimler baslangicta basit bir liste olarak hazirlanabilinir, daha cok bilgi edindikce bu liste detaylandirilabilinir.

Gereksinim Temel Cizgisinin belirlenmesi gereksinimlerin acik ve net (olculebilinir, test edilebilinir), izlenebilinir, tam, tutarli ve ana paydaslarca kabul edilebilir nitelikte olmalari gereklidir.

Gereksinim Izleme Matrisi: Gereksinim Izleme Matrisi, gereksinimlerin baslangic noktalari ile baglantisini gosteren ve proje yasam dongusu boyunca izlenebilmelerini saglayan bir tablodur. Gereksinim Izleme Matrisi gereksinimlerin proje yasam dongusu boyunca izlenmesi icin bir yontem sunarak gereksinim dokumantasyonunda onaylanan gereksinimlerin proje sonunda teslim edilmesini saglamaya yardimci olur. Bu surecte yurutebilen izlemlerden bazilari sunlardir;

  • Gereksinimlerden, is ihtiyaclari, firsatlari, amaclari ve hedeflerine
  • Gereksinimlerden proje hedeflerine
  • Gereksinimlerden Proje Kapsamina/IKY Teslimatlarina
  • Gereksinimlerden urun tasarimina
  • Gereksinimlerden urun gelistirmeye
  • Gereksinimlerden test stratejisi ve test senaryolarina
  • Genel gereksinimlerden daha ayrintili gereksinimlere

gore bir cok matris olusturulabilinir. Gereksinim Izleme Matris`ine her bir gereksinimle ilgili baslica bilgilerin tanimlanmasina yardimci olur. Gereksinim izlenebilirlik matrisinde siklikla kullanilan ozelliklerden bazilari sunlardir;

  • Gereksinim Numarasi
  • Gereksinimi aciklayan bir metin
  • Gereksinimin dahil edilme gerekcesi
  • Sahibi
  • Kaynagi
  • Oncelik
  • Surum
  • O anki durumu (aktif, iptal edilmis, ertelenmis, eklenmis, onaylanmis)
  • Tamamlanma tarihi

 

 

Gereksinimler toplanırken mutlaka proje kapsamı içersinde bir öncelik sırasına konulmalıdır. Bu sıralama yapılırken düşünmemiz gereken bir çok farklı açı olabilir. Genel olarak aşağıdaki gibi bir yol izleyebiliriz;

  1. Gereksinim hangi iş ihtiyacından ortaya çıkmıştır. (Pazar durumu, kanuni zorunluluklar, teknolojik yenilikler vb.)
  2. Proje Başlatma Belgesi içerisnde bulunup bulunmaması.
  3. Proje kapsam bildirimi içersinde bulunup bulunmaması.
  4. Proje kısıtları içersine ne kadar düşmesi. (Zaman, Maliyet, Kalite vb.)

2. Kapsamin Tanimlanmasi: Kapsam Tanimlanmasi, proje ve urunun ayrintili bir taniminin olusturma surecidir. Ayrintili bir kapsam bildiriminin hazirlanmasi, projenin basarisi acisindan cok onemlidir ve projenin basinda belgelenen baslica teslimatlara, varsayimlar ve kisitlar listesine dayanara hazirlanir.

Proje Kapsam Bildirimi: Proje Kapsam Bildiriminde, projenin teslimatlari ve bu teslimatlari yaratmak icin gerekli calismalar ayrintili olarak aciklanir. Proje Kapsam Bildirimi, ayrica proje paydaslarinin proje kapsami ile ilgili ortak bir anlayisa sahip olmalarini saglar. Proje Kapsam Bildirimi proje ekibinin daha ayrintili bir planlama yapmasini saglar, yurutme sirasinda proje ekibinin calismalarina rehberlik eder ve degisiklik taleplerinin yada ek calismalarin projenin sinirlarinin icersinde kalmasini veya kalmamasini icin gerekli olan temel cizgiyi saglar.

Ayrintili bir Proje Kapsam Bildiriminde asagidaki kisimlar bulunabilinir;

  • Urun Kapsami Tanimi: Proje Baslatma Belgesinde ve gereksinim dokumantasyonunda aciklanan urun, hizmey ya da sonucun ozelliklerini asamali olarak olgunlastirir.
  • Urun Kabul Kriterleri: Tamamlanan urunlerin, hizmetlerin ya da sonuclarin kabulu icin surecleri ve kriterleri tanimlar.
  • Proje Teslimatlari: Teslimatlar hem projenin urun ya da hizmetini iceren ciktilari hem de proje Yonetimi Raporlari ve dokumantasyonu gibi ikincil sonuclari icerir.
  • Proje Kapsaminin Disinda Birakilanlar: Genel olarak proje kapsaminin disinda birakilanlari tanimlar. Nelerin proje kapsami disinda birakildiginin detayli aciklamasi, paydas beklentilerinin yonetilmesinde yardimci olur.
  • Proje Kisitlari: Proje kapsamiyla baglantili olan ve ekibin seceneklerini sinirlayan belirli proje kisitlarini listeler ve aciklar.
  • Proje Varsayimlari: Proje kapsamiyla baglantili proje varsayimlarini ve bu varsayimlar yanlis cikarsa ortaya cikabilecek potansiyel etkileri listeler ve aciklar.

3. Is Kirilim Yapisi (IKY): Is Kirilim Yapisinin Olusturulmasi, proje teslimatlarinin ve proje calismalarinin daha kucuk ve yonetilebilen parcalara ayirma surecidir. IKY, proje ekibinin proje hedeflerine ulasmak ve gerekli teslimatlari yaratmak icin yuruttugu calismalarin teslimata yonelik olarak hiyerarsik sekilde ayristirilmasidir.

IKY`nin her alt seviyesi proje calismalarinin giderek ayrintilandirilan bir tanimini temsil eder. IKY projenin toplam kapsamini duzenler, tanimlar ve onaylanmis kapsam bildiriminde belirlenmis calismalari temsil eder. Planlanan calismalar, IKY`nin calisma paketleri adi verilen en alt seviyedeki bilesenlerinde yer alir. Bir calisma paketinin zaman cizelgesi olusturabilir, maliyet tahmini yapabilir, izlenmesi ve kontrolu gerceklestirilebilir. IKY baglaminda calisma, isin kendisi degil isin sonucu olan calisma urunleri ya da teslimatlari anlamina gelir.

WBS WBS2

IKY hazırlanırken iş paketlerinin/aktivitelerin ayrıştırılmasına aşağıdaki kurallar geçerli olduğu sürece devam edilebilinir;

  • Gerçekçi olarak (zaman, kalite, maliyet) tahmini yapılabilmesi.
  • Hızlı bir şekilde bitirilebilmesi.
  • Başladığında gerekli bütün bilgilerin hazır olması. Ek olarak bir iş gerektirmemesi.
  • Dış kaynak kullanarak da yapılabilmesi.

IKY`i destekleyici baska bir dokumanda IKY Sozlugudur. IKY Sozlugu, IKY`nin olusturma surecinde uretilen ve IKY`yi destekleyen bir belgedir. IKY sozlugu, calisma paketlerini icererek, IKY`nin bilesenlerinin daha ayrintili olarak tanimlanmasini saglar. IKY sozlugundeki bilgilerden bazilari sunlardir;

  • Hesap Kodu Belirteci
  • Calismanin Tanimi
  • Sorumlu Organizasyon
  • Zaman Cizelgesi Kilometre Taslarinin Listesi
  • Baglantili Zaman Cizelgesi Aktiviteleri
  • Gerekli Kaynaklar
  • Maliyet Tahminleri
  • Kalite Gereksinimleri
  • Kabul Kriterleri
  • Teknik Referanslar
  • Sozlesme Bilgileri

Kapsam Temel Cizgisi IKY, IKY Sozlugu ve Proje Kapsam Bildirimi`nin birlesmis halidir. Kisacasi sunlari icerir;

  • Proje Kapsam Bildirimi: Proje Kapsam Bildirimi, urun kapsam tanimini ve proje teslimatlarini icerir ve urun kullanicisi kabul kriterlerini tanimlar.
  • IKY: IKY her bir teslimati ve her teslimati calisma paketlerine ayristirilmasini tanimlar.
  • IKY Sozlugu: IKY Sozlugunde, her bir IKY ogesi icin ayrintili tanimlar ve dokumantasyon bulunur.

4. Kapsam Dogrulanmasi:

Kapsamin Dogrulanmasi, tamamlanan proje teslimatlarinin kabulunu resmilestirme surecidir. Kapsami dogrulamak, teslimatlari sponsor veya musteri ile gozden gecirip teslimatlarin tatmin edici bir sekilde tamamlandiginin dogrulanmasini ve teslimatlarin musteri ya da sponsor tarafindan resmi kabulunun saglanmasini icerir.

Kapsamin dogrulanmasi, kalite kontrolunden farklidir. Kapsamin dogrulanmasinda oncelik teslimatlarin kabuluyle ilgiliyken, kalite kontrolunde teslimatlari icin gerekli olan kalite kriterleri onceliklidir.

5. Kapsamin Kontrolu:

Kapsamin Kontrolu, proje ve urun kapsaminin durumunun izlenmesi ve kapsam temel cizgisi esas alinarak degisikliklerin yonetilmesi surecidir. Proje kapsaminin kontrol edilmesi, talep edilen tum degisikliklerin ve tavsiye edilen duzeltici ya da onleyici eylemlerin Entegre Degisiklik Kontrolu Gerceklestirilmesi sureci ile islenmesini saglar.

Sınav Notları:

  1. İKY (WBS)’ın en kullanışlı olduğu taraf Proje Paydaşları (Stake Holders) ile iletişimidir.
  2. Kapsam Doğrulamasının ne zaman yapılması en doğrudur ? Her fazın sonunda.
  3. Eğer bir proje ortasında herşey yolunda iken müşteri çıkan sonuçtan memnun değilse, bu planlama kısmında kapsamın tam anlamı ile yapılmadığı anlamına gelir.
  4. Kapsam temel çizgisi oluştururken görüşülmesi gereken en önemli taraf proje takımıdır.
  5. Proje kapsam bildirgesinin anlattığı kapsamın taraflar tarafından doğru anlaşılmamasının en öne çıkan nedeni kullanılan dilin tutarlı olmamasıdır.

 

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s