Proje Yönetimi – Entegrasyon Yönetimi

Entegrasyon Yonetimi Nedir ?

Genel olarak tüm projeyi etkileyebilecek işlerin yönetilmesi ile ilgili bütün konular entegrasyon yönetimine girer.

Proje yönetimi, sureç grupları içindeki değisik süreçleri ve proje yönetimi faaliyetlerini belirlemek, tanımlamak, birleştirmek ve koordine etmek için gerek duyulan sureçleri ve faaliyetleri içerir.

Püf Noktası:

Entegrasyon Yönetimini diğer bütün bilgi gruplarının (kapsam, zaman, maliyet, risk, kalite, insan kaynağı, tedarik, iletişim) birlikte yönetilmesi olarak düşünmelisiniz. Bir proje yönetirken bilgi gruplarını ayrı ayrı yönetemeyiz. Örnek olarak bir maliyet tahmini yaparken, mutlaka projenin kapsamını, zaman kısıtını, risklerini göz önünde bulundurmanız ve ona göre haraket etmeniz gerekir.

Entegrasyon Yönetimi neleri icerir ?

  1. Proje Başlatma Belgesi (Berat Dokumanı):
  2. Proje Yönetim Planı (Project Management Plan):
  3. Projenin Yurutulmesi ve Yonetilmesi
  4. Proje calismalarinin izlenmesi ve kontrolu
  5. Entegre degisiklik kontrolunun gerceklestirilmesi
  6. Proje kapatilmasi

Entegrasyon Yönetiminin Proje Hayat Döngüsü içersindeki yeri ?

  1. Baslangıç:
    • Proje Başlatma Belgesini hazırla. (SOW – Statement of Work)
    • Proje Yöneticisini seç.
    • Şirket kültürünü ve varolan sistemleri tespit et.
    • İş süreçleri, prosedürler ve tarihsel veri hakkında bilgi topla.
    • Büyük görünen projeleri, küçük projelere böl.
    • İş tanımını iyi anla.
    • Varolan gereksinimleri, riskleri ve varsayımları belirle.
    • Verilen kısıtlara ve projenin gerçekliğini gözden geçir.
    • Ölçülebilir hedefler belirle.
  2. Planlama:
    • Planlamayı nasıl yapacağına karar ver.
    • Proje takımını oluştur.
    • Takım içersinde bütün sorumlulukları ve rolleri belirle.
    • Değişiklik yönetim planını hazırla.
    • Proje ölçüm kriterlerini tam olarak belirle ve bir temel çizgi çıkar.
    • Proje yönetim planını hazırla.
    • Bütün hazırlananlar için resmi onay al.
    • Proje başlangıç toplantısını yap.
  3. Yürütme:
    • Projeyi proje planına göre yürüt.
    • Ürün çıktılarını hazırla.
    • Gerekli değişiklikleri doğru zamanda talep et.
    • Sadece onaylanmış değişiklikleri yap.
  4. Izleme ve Kontrol
    • Performans temel çizgisine göre projenin durumunu ölç.
    • Projeyi takip ve kontrol et.
    • Eğer sapmalar varsa hemen önleyici veya düzenleyici tedbirler al.
    • Değişik gerektiren durumları belirle ve aksiyon al.
    • Değişiklik kontrol yönetimini kullan.
    • Proje yönetim planını ve diğer dökümanları güncel tut.
  5. Kapanis
    • Proje gereksinimlerine göre işlerin bittiğini onayla.
    • Proje çıktısı için son onay al.
    • Finansal olarak projeyi kapat.
    • Proje çıktısını müşteriye ilet.
    • Proje bitis belgesini hazırla ve kapanışı yap.
    • Öğrenilmiş dersler dökümanını güncelle.
    • Projeyi ve fazı kapat.

Püf Noktası:

  1. Proje Berat Dökümanı (SOW) -> BAŞLANGIÇ (Initiation Process Group)
  2. Proje Yönetim Planının Oluşturulması -> PLANLAMA (Planning Process Group)
  3. Projeyi planına göre yürüt ve yönet. -> YÜRÜTME (Execution Process Group)
  4. Projeyi takip ve kontrol et -> İzleme ve Kontrol (Monitoring and controlling Process Group)
  5. Değişiklik yönetimini kullan -> İzleme ve Kontrol (Monitoring and controlling Process Group)
  6. Projeyi veya fazı kapat. -> KAPANIŞ (Closing Process Group)

Entegrasyon Yonetiminin Surecleri:

BASLANGIC – Proje Baslatma Belgesinin hazirlanmasi:

Projeler, proje disindaki merci ornegin sponsor tarafindan yetkilendirilir. Projenin baslaticisi yani sponsoru, projeyi finanse edecek durumda olmalidir. Proje sponsoru, proje baslatma belgesini olusturur veya bu gorevi proje yoneticisine verir. Proje sponsor`unun Proje Baslatma Belgesini imzalamasi projenin baslatildigi anlamina gelir. Proje Baslatma Belgesinin olusturulmasi Proje ile sirket stratejisi ve devam eden calismalar arasinda bir bag kurulmasini saglar.

1. Proje Calisma Bildirimi (Statement of Work, SOW):

Calisma bildirimi, projenin teslim edecegi urun ve hizmetin tanimidir. Organizasyon ici projelerde, proje sponsoru urun ve hizmet gereksinimlerine uygun bir calisma bildirimi sunar. Organizasyon disi projelerde ise, projeyi talep eden musteriden teklif talebinin veya sozlesmenin bir parcasi olarak calisma bildirimini elde edilebilinir. Calisma Bildirimi`nde su kisimlar yer alir;

  • Is Ihtiyaci: Organizasyonun is ihtiyaci, pazardaki talebe, teknolojik gelismelere veya yasal uygulamalara bagli olabilir.
  • Urun kapsaminin tanimi: Proje ile gelistirilecek olan urunun ayirt edici ozellikleri tanimlanir. Tanim icersinde onceden belirtilmis is ihtiyaci ile gelistirilecek urunun ayirt edici ozellikleri arasinda bir baglanti kurulmasi gerekir.
  • Stratejik plan: Bu kisimda projenin organizasyonun startejik hedeflerini ne sekilde destekledigi belirtilir. Bu tanimin iyi yapilmasi organizasyon icersinde projenin oneminin ne kadar olacagini gosterir.

Püf Noktası: Proje Çalışma Bildirimi (SOW), aşağıdaki sorulara cevap verebilmelidir.

  • Proje nedir ? ( What is the project ? ) : Proje başlığı ve kısa tanımı.
  • Kime projeyi yönetme yetkisi verildi ve yetki verilen kişi maliyet, kapsam, insan kaynağı ve zaman konuları gibi konularda ne kadar karar verme yetkisi var ? 
  • Proje ne için yapılıyor ? Projenin yapılması, ne gibi finansal veya diğer konulara bağlanabilinir ? Projenin amacını ve ihtiyacını doğrulayın.
  • Ne gibi ve ne kadar kaynak kullanacak ?
  • Bu projenin yapılmasından kim veya kimler etkilenecek ?
  • Proje ve ürün kapsamındaki gereksinimler nelerdir ?
  • Projenin son ürünü ne olacak ?
  • Projenin yapılması organizasyonu  stratejik hedefleri ile ne kadar uyuşuyor ? Projenin hangi hedefleri uyuşuyor ? Hedefler ölçülebilinir olmalıdır.
  • Projede hangi kısımlar için onay alınması gerekmektedir ve bu onayı kim verecek ?
  • Projedeki potansiyel riskler ve fırsatlar nelerdir ?

2. Is Gerekcesi:

Is gerekcesi icersinde projenin organizasyon tarafindan gerekli yatirima degip degmiyecegi aciklanir. Is gerekcesinde, projenin neden gerekli oldugunu, ihtiyac nedenlerini ve maliyet-fayda analizi bulunur. Is gerekcesi icersinde bir cok nedeni olabilir, bunlardan onemli olanlari sunlardir;

  • Pazardaki Talep
  • Organizasyon Ihtiyaci
  • Teknolojik Yenilikler
  • Yasal Zorunluluklar
  • Musteri Talebi
  • Cevresel Faktorler

3. Sozlesme:

Sozlesme eger organizasyon disi bir proje yapilacaksa, ancak bu durumda hazirlanir.

4.Cevresel Isletme Fakorleri:

Proje Baslatma Belgesi hazirlanirken, projenin yapilacagi cevrenin proje uzerinde etkisi olacak faktorlerin belirlenmesi onemlidir. Bu faktorler sunlar olabilir;

  • Organizasyon kulturu
  • Piyasa kosullari
  • Devlet veya Sektor standartlari

5. Organizasyonel Surec Varliklari:

  • Proje Baslatma Belgesinin gelistirilmesini etkileyebilecek surec varliklarinin bazilari sunlardir;
  • Organizasyonun standart surecleri, politikalari
  • Organizasyona ozel sablonlar
  • Tarihsel bilgiler, alinan dersler bilgi tabani

Not: Proje Baslatma Belgesi hazirlanirken uzman goruslerinden yararlanmakta cok onemlidir. Bu sayede projede karsilasabilinecek riskleri, teknik zorluklar ve diger deneyime bagli varliklar belirlenir.

Sonuc olarak Proje Baslatma Belgesi hazirlanir. Kisaca bu belge asagidakiler yer alir;

  • Projenin amaci ve gerekceleri
  • Olculebilinir proje hedefleri ve basari kriterleri
  • Ust seviye gereksinimler
  • Ust seviye proje tanimi
  • Ust seviye riskler
  • Ozet kilometre taslari listesi
  • Ozet Butce
  • Proje Onay Sartlari
  • Atanan Proje Yoneticisi, sorumluluk ve yetki seviyesi
  • Sponsorun ve Proje Baslatma Belgesini onaylayan kisileri adlari ve yetkileri.

PLANLAMA – Proje Yonetim Planinin Gelistirilmesi:

Proje Yonetimi Plani, planlama sureclerinin ciktisi olan tum alt yonetim planlarini ve temel cizgileri birlestirir. Proje Yonetimi Planinda, projenin nasil yurutulecegi, izlenecegi, kontrol edilecegi ve kapatilacagi tanimlanir.

Proje Yonetimi Planinin bazi unsurlari sunlardir;

  • Proje icin secilen yasam dongusu ve her bir faza uygulanacak surecler
  • Proje Yonetimi Ekibinin sectigi proje yonetim surecleri
  • Secilen her bir surecin uygulama seviyesi
  • Bir sureci yerine getirmek icin gereken araclar ve tekniklerin aciklamalari
  • Secilen sureclerin projenin yurutulmesinde nasil kullanacagi, surecler arasindaki bagimliliklar ve temel girdi ve ciktilar.
  • Degisikliklerin nasil izlenecegi ve yerine getirecegini tanimlayan degisiklik kontrol plani
  • Performans olcumunun nasil yapilacagi ve temel cizgileri
  • Paydaslar arasindaki iletisim ihtiyaci ve teknikleri

Temel cizgileri olusturulan bir proje yonetimi plani, ancak bir degisiklik talebinin uretilmesi ve talebin Entegre Degisiklik Kontrolunden gecerek onaylanmasi sonucunda degistirilebilinir.

Proje Temel Cizgisi temel olarak asagidakilerden olusur;

  • Zaman cizelgesi temel cizgisi
  • Maliyet cizelgesi temel cizgisi
  • Kapsam temel cizgisi

Cogu zaman Maliyet, Zaman ve Kapsam temel cizgileri entegre performans yonetiminin bazini olusturur ve proje icersinde performans bu acilardan degerlendirilir.

Butun bilgi gruplarindaki (Maliyet Yonetimi, Zaman Yonetimi vb.) planlamalar, Proje Yonetim Planinin icersinde yer alir. Bu sebeple Proje Yonetim Plani proje suresince surekli olarak entegre degisiklik kontrolu kapsaminda degisim gosterir.

Ayni Proje Baslatma Belgesinde oldugu gibi Proje Yonetim Planinin gelistirilmesinde cevresel faktorler, organizasyonel surec varliklari ve uzman gorusleri goz onune alinmalidir.

YURUTME – Projenin Yurutulmesinin Yonlendirilmesi ve Yonetilmesi:

Proje Yonetimi Planinda planlananve zaman cizelgesi yapilan proje calismalarini gerceklestirmek icin yerine getirilen sureclerin ciktilari olarak teslimatlar uretilir. Teslimatlarin tamamlanma durumlarina ve nelerin basarildigina dair calisma performansi bilgileri toplanir ve raporlama surecine dahil edilir.

Projenin Yurutulmesinin Yonlendirilmesi ve Yonetilmesi, asagidaki konulardaki degisikliklerin uygulanmasini gerektirir;

Duzenleyici Eylem: Proje calismalarinin gelecekte beklenen performansini proje yonetimi planina uygun bir seviyeye getirmek uzere hazirlanmis yazili uygulama talimatlaridir.

Onleyici Eylem: Proje riskleri ile baglantili olarak ortaya cikabilecek olumsuz durumlarin olasiligini azaltmak icin hazirlanmis yazili talimatlardir.

Kusurlarin Giderilmesi: Bir proje bilesenindeki kusurun tanimini ve kusurun giderilmesine yada degistirilmesine yönelik bir tavsiyeyi iceren yazili dokumantasyondur.

IZLEME VE KONTROL – Proje Calismlarinin Izlenmesi ve Kontrolu:

Proje Calismalarinin Izlenmesi ve Kontrolu, proje yonetimi planinda tanimlanan performans hedeflerine ulasmak uzere ilerlemeyi izleme, gozden gecirme ve duzenleme surecidir. Izleme, proje yonetiminin proje boyunca yurutulen bir yonudur.

Önemli: İzleme ve Kontrol her zaman proje planında belirlenmiş temel çizgilere göre proje durumunu ölçmektir. Eğer projenin bir aktivitesi bile planlanan süreden daha uzun sürmüşse hemen düzenleyici önlem almalıyız.

Proje yönetiminde en önemli hususlardan biri izleme ve kontroldür. Planınızı ne kadar detaylı ve iyi yaparsanız yapın eğer projenizi yakından takip edip gerekli ölçümleri yapmazsanız, siz fark etmeden proje kontrolden çıkabilir. 

Surekli olarak yurutulecek bir izleme sureci, proje ekibinin projenin sagligi konusunda fikir sahibi olmasini ve ozel dikkat gerektirebilecek alanlari saptayabilmesini saglar.

Proje ekibi; aktiviteleri, basarilari, kilometre taslarini, saptanan sorunlari ve ayrintilariyla aciklaya raporlar hazirlamalidir. Bu tip performans raporlari asagidaki temel bilgilerin raporlanmasi icin kullanilir;

  • Guncel Durum
  • O zaman diliminde elde edilen onemli basarilar
  • Zaman cizelgesine alinmis aktiviteler
  • Tahminler
  • Sorunlar

Degisiklik Talepleri:

Planlanan sonuclar, gerceklesmis sonuclarla karsilastirilmasi sonucunda proje ve urun kapsaminda degisikliklere gidilmesi gerekilebilinir. Degisiklikler, proje yonetimi planini, proje belgelerini ve proje teslimatlarini etkileyebilir. Talep edilebilecek degisikliklerden bazilari sunlardir:

  • Düzenleyici Eylem:   Projenin bugünkü ve ilerde gerçekleşecek olumsuz durumunu düzeltmek için alınan aksiyonlardır
  • Önleyici Eylem: Projenin gidişine bakarak gelecekte gerçekleşebilecek hedef şaşmalarını bugünden minimuma indirecek aksiyonları almaktır.
  • Kusurların Giderilmesi: Yapılmış olan bir işi tekrar yapmaktır. (Rework). Proje yönetiminde bunun gerçekleşmesinden olabildiğince kaçınmalıdır. Eğer bir aktivite sonucu çıkan ürün istenilen özelliklere uymuyorsa, o aksiyon baştan alınır.

Proje Yonetimi Planinin Guncellenmesi:

Proje Calismalarini Izleme ve Kontrol surecinde yapilan degisikliklerin Proje Yonetimi Planinda da guncellenmesi gerekir. Guncellenmesi gereken temel kisimlar soyledir;

  • Zaman Cizelgesi Yonetimi Plani
  • Maliyet Yonetimi Plani
  • Kalite Yonetimi Plani
  • Kapsam Temel Cizgisi
  • Zaman Cizelgesi Temel Cizgisi
  • Maliyet Performansi Temel Cizgisi

Entegre Degisiklik Kontrolunun Gerceklestirilmesi:

Entegre Degisiklik Kontrolunun Gerceklestirilmesi sureci, projenin basindan sonunda kadar yurutulur. Proje Yonetimi Plani, Proje Kapsam Bildirimi ve diger teslimatlara iliskin degisiklikler titizlikle ve kesintisiz olarak yonetilmelidir. Degisikliklerin yonetilmesi, degisikliklerin ya reddedilmesi yada onaylanmasi ve boylece sadece onaylanan degisikliklerin gozden gecirilmis temel cizgiye dahil edilmesi yoluyla yurutulur.

Onaylanan degisiklik talepleri, maliyet tahminlerinin, aktivite siralamalarinin, zaman cizelgesindeki tahminlerin, kaynak gereksinimlerinin ve risk yanit alternatiflerinin analizinin yenilenmesi yada gozden gecirilmesini gerektiebilir.

NOT: Proje yoneticisinin asli gorevi projedeki degisiklikleri onaylama veya reddetmek degildir. Projelerde bu amacla degisiklik kontrol kurulu bulunmasi esastir.

Önemli: Eğer proje takımından birisi proje ilerlerken bir değişiklik olması gerektiğini belirtirse. Sizde bu değişikliğin 2 hafta zaman alacağını tahmin ediyorsunuz. Bu durumda ne yapmalısınız ?

Bu sorunun cevabını vermeden biraz düşünmeliyiz. Sorunun üzerinde yazdığım notu tekrar okuyalım.

Cevap, bu değişikliği yapmak için projenin zamanını sıkıştırmaya çalışmak mı ?, ya da değişikliği kabul etmek mi, veya değişikliği yapabilmek için zaman uzatması mı talep etmeliyiz ? Aslında bunlarda hiçbiri değil. Yapmamız gereken iş istenilen bu değişiklik projenin diğer ayaklarını (risk, maliyet, kalite, kaynak gibi) nasıl etkilediğini bulmak.

Genel bir düşünce sistemi geliştirmemiz gerekirse, herhangi bir değişiklik isteği ile karşılaştığımızda aşağıdaki adımları takip etmeliyiz:

  1. Değişiklik isteklerini incele ve projeye etkisini belirle
  2. Her istek için opsiyonlar oluştur. Projenin en az etkilenmesi için neler yapılabileceğini belirle.
  3. Değişiklik taleplerini onaylattır.
  4. Eğer gerekiyorsa onaylanmış değişiklikleri müşteriye aktar ve kabul ettir.

KAPANIS – Proje yada Fazin Kapatmasi:

Proje yoneticisi, projeyi kapatirken tum proje calismalarinin tamamlandigindan ve projenin hedeflerine ulastigindan emin olmak icin daha onceki faz kapanislarina iliskin tum bilgileri gozden gecirir.

Proje kapsam Proje Yonetimi Planina gore olculdugu icin, proje yoneticisi projenin kapanisini gerceklestirmeden once calismalarin tamamlandigini kontrol etmek uzere bu belgeyi incelemelidir.

Proje Kapanisinda;

  • Taleplerde istenen hususlarin yerine getirildiginin teyidi saglanmalidir
  • Tedarik kapanisi tamamlanmis olmalidir
  • Ürünün/hizmetin resmi kabulu, teslimi saglanmalidir
  • Son performans raporu cikarilmalidir
  • Kayitlar tasniflenerek arsivlenmelidir
  • Ogrenilen dersler bilgi tabani guncellenmelidir
  • Kaynaklar serbest birakilmalidir
Reklamlar

One response to “Proje Yönetimi – Entegrasyon Yönetimi

  1. Geri bildirim: Özge KOÇ – Conceptual Development | SCOPE MANAGEMENT·

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s