Proje Yönetimi – Calışma Notları 1

Merhaba,

Kisa bir sure once  Proje Yonetimi Sertifika Programina yazildim. Gectigimiz haftasonu ilk derslerime girdim. Dusuncem her hafta aldigim derslere calisirken notlarimi bir deftere yazmak yerine buraya yazarak sizlerle paylasmak.

Calisma Notlarimin ilkine basliyoruz umarim 5 hafta sonunda butun ders notlarimi burada paylasmis olurum. Tunelin sonunda bulusmak uzere.

Proje Nedir ?

Proje, belirli bir zaman icersinde, daha once yapilmamis bir urun veya hizmet yaratmak icin tanimlanan gecici bir girisimdir.

Proje ile Operasyonun farki nedir ?

Operasyon: Temel olarak sure gelen ve tekrar eden gunluk aktivitelerdir. Ornek; muhasebe isleri, seri uretim, idari isler.

Proje: Daha once yapilmamis yani TEKIL bir isdir ve baslangici ve bitisi vardir.

Proje Yonetimi nedir ?

Bir proje yaparken, beklentileri en dogru sekilde karsilamak adina kullanilan butun bilgi, beceri, arac-gerec ve teknikleri uygulamaktir.

Proje yonetiminin 3 temel amaci vardir, bunlar:

  1. En Kisa Surede,
  2. En Az Maliyetle ve
  3. En Yuksek Kalitede projeyi bitirmek.

Proje Yonetiminde Surekli Gelisim Dusuncesi:

Bir proje baslangicindan bitisine kadar surekli bir gelisim icersindedir. Her proje baslangicta tahmini yapildiktan sonraki zaman dilimi icersinde hedefleri ve teslimatlari daha belirgin olur ve daha detaylanir.

Burada onemli olan projenin kapsamini ve hedeflerini olabildigince korumaktir. Kapsami ve hedefleri koruyarak projeyi zaman icersinde detaylandirabilmek iyi bir yonetim gerektirir.

Proje Yonetiminde basarisizliklarin nedenleri ?

  1. Beklentilerin tam olarak anlasilmamasi ve belirlenmemesi.
  2. Planlanan proje ile ilgili bilgi seviyesinin yeterli olmamasi.
  3. Bir tarihe yetistirme acelesi ile planlamaminin hizli ve/veya eksik veya hic yapilmamasi.
  4. Belirsizliklerin planlamaya el vermeyecek kadar yuksek olusu.

Proje Yonetiminde basari faktorleri nelerdir ?

KAPSAM belirlenen KALITE ve ZAMANDA, hesaplanan MALIYET sinirlari icersinde tamamlayabilen proje, basarili bir projedir.

Bu ucgene ek olarak Risk`i ve Kaynaklari`da yonetebilmek gerekir.

Program ve Program yonetimi nedir ?

Birbirleriyle iliskili amaclar dogrultusunda olusturulan projelerin birbirleri ile koordineli olarak planlanmasi ve genel kazanimin saglanmasi icin olusturulan projeler kumesidir.

Portfoy ve Portfoy yonetimi nedir ?

Stratejik is hedeflerini karsilamak icin yurutulen proje ve/veya programlar toplulugu ile diger islerin etkili yonetimini sagmaka uzere beraber gruplanmasidir.

ONEMLI: Proje icersindeki en kucuk elemani bile, projenin amacini tam olarak anladigindan emin olmak zorundasiniz. Diger turlu calisanlari projeye inandirmak cok zor olabilir veya istediginiz verimliligi alamayabilirsiniz.

Alt Proje nedir ?

Alt proje bir projenin daha kucuk yonetilebilir parcalara ayrilmis halidir. Her alt projenin bir girdisi ve ciktisi olmak zorundadir. Genekllikler alt projeler, taseronlara verilen islerdir.

Projelerin baslatilma amaclari nelerdir ?

  1. Pazar ihtiyaclari
  2. Startejik firsat / is ihtiyaclari
  3. Musteri gereksinimleri
  4. Yasal zorunluluklar
  5. Teknolojik yenilikler

Projelerini neden asamalandiririz:

Projeler, kontrolu ve yonetimi kolaylastirmak icin asama veya fazlara bolunurler. Bu sekilde bir projenin tahminlenmesi, yurutulmesi ve sonuclandirilmasinin takibi kolaylasir ve sorumluluklar rahatlikla atanabilinir.

  1. Projeler yapilari itibari ile baslangicta risk ve belirsizlik icerirler
  2. Projeleri kucuk parcalara bolerek daha rahat yonetiriz
  3. Delagasyon (sorumluluk atama) kolayligi
  4. Organizasyonun diger surecleri ile entegrasyon kolayligi

Her proje asamasinin sonunda mutlaka bir teslimat (deliverable) olmalidir. Asamalar arasinda gecislerde mutlaka onay/izin/kabul surecleri olmalidir.

Proje Haya Dongusu:

Bir projenin baslamasinda bitisine kadar suren butun asamalarin toplamina proje hayat dongusu denir. Proje hayat dongusu 2 temel soruya cevap verir;

  1. Hangi asamada hangi teknik isleri gerceklestirecegiz ?
  2. Hangi asamar kimlerin sorumlulugunda yurutulecek ?

Proje paydaslari ve proje iliskileri:

Proje paydaslari projede direkt olarak gorev alan veya projenin gerceklesmesinden veya gerceklesmemesinden etkilenecek kisiler veya kurumlardir.

Onemli proje paydaslar:

Proje Sponsoru: Cogunlukla finansal olarak projeyi destekleyen kisidir.

  • Projeye butce saglar
  • Nihai urunun basarisindan sorumludur
  • Urun ve projeye iliskin planlar onaylar
  • Projeye her turlu kaynagi bulmaktan sorumludur.

Proje Sahibi: Projeden en direkt olarak sorumlu olan kisidir. Proje sahibi proje sponsoru tarafindan secilir veya proje sponsoru ayni zamanda proje sahibi olabilir.

  • Musterinin avukati rolunu alir
  • Proje ile ilgili talepleri toplar ve gunceller
  • Is sureclerinin uyumunu saglar
  • Urun iliskili sorumluluk tasir, urun tutarliligi, butunluk ve uygunluga sahip olmasini talep eder
  • Is iliskili cozum bekleyen puruzlerde araci rolu ustlenir
  • Butun ihtiyaclarin karsilandirigi garanti eder

Proje Yoneticisi: Projenin basarisi icin tam yetki ve sorumluluga sahiptir. Proje`nin basarili bir sekilde tamamlanmasindan sorumlu olan kisidir. Proje yoneticisi projenin butun yonetiminden sorumludur ve proje sahibini raporlar.

  • Proje berat dokumani hazirlamak
  • Proje ekibi kurmak
  • Projeyi baslatmak ve planlamayi yonetmek
  • Proje takiminin rol ve sorumluluklarini anladiklarindan emin olmak
  • Projenin hedef ve amaclarina varmasini saglayacak aktiviteleri koordine etmek
  • Projeyi urun sahibi/kullanicilara teslim etmek
  • Projeyi dogru sekilde kapatmak
  • Kullanilacak arac ve metodlari secmek
  • Iletisimi baslatmak ve  kontrol etmek
  • Fonksiyonel birimlere kaynak istemek
  • Projede verilen sozleri onaylamak
  • Durum sorgulamak ve rapor istemek
  • Rol ve sorumluluk atanmasini garanti etmek
  • Oncellikleri, risk alanlarini kontrol etmek ve onleyici faaliyetlerde bulunmalidir
  • Kapsam, butce ve zaman planinda sapma meydana getirmeyen degisiklikleri onaylamak
  • Gelisme, degisiklik, maliyet ve gundem hakkinda rapor almak
  • Plan olusturmak, onayini almak, takip etmek ve guncellemek
  • Aktiviteleri yonetmek ve koordine etmek
  • Proje dokumantasyonunu tutmak
  • Etkin degisiklik yonetimi yapmak
  • Musteri ve ilgili yonetimle durumu paylasmak
  • Musteriyi sorun ve dikkat noktalari hakkinda uyarmak, yapilacak isleri onermek

Takim Uyesi: Proje yoneticisi ve projeyi gerceklestirecek olan kisilerdir.

Organizasyon Yapilari:

Temel olarak 5 ana organizasyon yapisi vardir. Bunlar;

  1. Fonksiyonel Organizasyon
    • Kucuk projeler icin iyidir (+)
    • Maksimum kontrol (+)
    • Iletisim ve takim kurmak kolay (+)
    • Belirgin emir komuta zinciri (+)
    • Bolumler arasi projeler zor (-)
    • Projenin yonetimi kimde ise onun cikarlari one cikar. (-)
  2. Zayif Matris Organizasyon
    • Fonksiyonel birimler icersinden kisiler secilerek projeye dahil edilir.
    • Proje yoneticisi yoktur, proje koordinasyonu icin sadece kontrol eden bir kisi secilir.
  3. Dengeli Matris Organizasyon
    • Ayni zayif matris gibidir, tek farkli proje takiminda birisi Proje Yoneticisi sorumlulugu alir.
  4. Guclu Matris Organizasyon
    • Insan kaynaklarinin paylasimi kolaydir. Her departmandan kaynak kullanimi vardir. (+)
    • Her yonde iletisim akimi vardir. (+)
    • Kisisel tecrube ve beceri gelisimi. Ekip birbirinden ogreniyor. (+)
    • Cifte patron sorunu. Takim uyeler hem icersinde olduklari proje yoneticisine hemde altinda olduklari departmansal mudurlerine rapor vermek zorunda kaliyorlar.
    • Yuksek catisma olasiligi
    • Hedef ve oncelik belirlemede sorun. Takim uyeleri, projeye bagli olan islerine mi yoksa departmansal sorumluluklarina mi oncelik vermekte zorluk cekebilirler.
  5. Proje Basli Organizasyon
    • Proje yoneticisinin maksimum kontrolu vardir (+)
    • Proje ici iletisimde en etkili organizasyon yapisi (+)
    • Hedef ve oncelik belirlemek kolay (+)
    • Organizasyon icersinde Proje Ofisi vardir. Proje ofisi ust yonetimi sag kolu duzeyindedir.
    • Insan Kaynaklari paylasiminda verimsizlik. (-)
    • Proje sonlarina dogru calisanlarda endise olusmasi (-) Sistem proje bazli oldugu icin calisanlar proje sonuna dogru, proje bittikten sonra calismaya devam edip etmeyecekleri konusunda endiseye dusebilirler.
    • Calisanlar mesleki birimlerine uzak kalabilirler (-). Ozellikler uzun projelerde calisalar mesleki birimlerinden uzak kaldiklari icin kisisel gelisimde geriye dustuklerini dusunebilirler.

Proje Yonetim Ofisi (PYO) ve gorevleri:

PYO, projelerin merkezi olarak yonetildigi ve koordine edildigi organizasyonel bir birimdir. PYO`nun gorevleri;

  • PY metot ve standartlarini olusturmak
  • PY araclarini secmek ve gelistirmek
  • Projeler konusunda bilgi toplamak ve guncellemek
  • Kullanici komute toplantilarina katilmak

Ayni zamanda,

  • Kurumun Proje Yonetim uzmanlik merkezi olma
  • PY egitim ve kariyer gelistirme merkezi
  • Proje Yoneticilerinin bagli oldugu birimdir

Proje yonetim ofisi kurmak uzun bir calisma gerektirir. Her kurum PYO kurmaya yetkin olmayabilir. Proje yonetim ofisi kurulurken takip edilmesi gereken 3 seviye vardir. Bu seviyeler en temel ve basitden en zor ve karmasiga dogru siralanmistir.

  1. PY Kutuphanesi (Library) : Dusuk degerli projelerin uygulandigi veya geciste direnc olan kurumlarda baslangic asamasidir.
    • Kurumun, projelerle ilgili bilgi ve haber kaynagidir.
    • Proje kayitlarinin tutuldugu merkezdir.
    • Yeni arac ve sablonlarin test merkezidir
  2. PY Koclugu (Coaching)
    • Proje Yonetim uygulamalrindan ve kalitesinden sorumludur
    • Arac, surec, standartlar ve metodoloji destegi sunar
    • Projelere uygulama acisindan danismanlik destegi verir
  3. Proje Yonetimi (Management)
    • Proje Yoneticilerinin bagli oldugu fonksiyonel birimdir.
    • Tum sozlesmeli projelerin yonetiminden sorumlu departmandir.

Tam olarak bor PYO kurulabilmesi icin bastan sona bu adimlarin yapilmasi zorunludur.

Proje Surecleri:

Projenin yonetilmesi icin gerekli sureclerdir. Proje icersinde bir sonuca ulasmak icin gerceklestirilmesi gereken faailyetler serisine surec denir. Her surecin bir girdisi, ciktisi, araclarive teknigi vardir.

Proje Yonetimi Surec Gruplari:

  1. Baslatma Surec Grubu
  2. Planlama Surec Grubu
  3. Uygulama Surec Grubu
  4. Izleme ve Kontrol Surec Grubu
  5. Kapanis Surec Grubu

Asagidaki resimde proje surec gruplarinin isleyisini ve bilgi alanlarinin onlarla olan etkilesimini gorebilirsiniz

Asagidaki resimde surec gruplarinin bilgi alanlari ile olan etkilesimini ve proje hayat dongusu ucersinde surec gruplarinin onem sirasini gormek daha mumkun oluyor.

Reklamlar

One response to “Proje Yönetimi – Calışma Notları 1

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s